Важность грамотной организации выставочного стенда и его работы определяется тем, что стенд – это и место размещения вашей экспозиции, и место вашей работы на выставке, и место встречи с посетителями.Расположение стенда – важный вопрос, о котором нужно позаботиться в период подготовки к выставке.Где лучше всего разместить стенд? Возле входа? На главном проходе? Может быть, на балконе? На ваш выбор повлияет тип посетителей, которых вы желаете привлечь к своему стенду. Если вас интересует особая категория посетителей, многие из которых будут приглашены лично, то не стремитесь поставить стенд обязательно на основном потоке людей. Иное дело, если вы желаете привлечь внимание каждого посетителя. В этом случае выбирайте для стенда видное место, возле входа или по ходу движения основных потоков посетителей. Фасад стенда должен быть ориентирован на основной поток посетителей.Стенд должен иметь как можно большую ширину по фронту (если не предусматривается заход посетителей внутрь) или же, наоборот, глубину (если посетители будут заходить на территорию стенда или предусмотрено помещение для переговоров).

По расположению относительно проходов стенды могут быть:линейными – стоять в ряду с соседними стендами;

угловыми – для показа экспонатов открыты две стороны;

«полуостров» – экспонаты можно показать с трех сторон;

«остров» – стенд со всех сторон окружают проходы.

Как правило, площади для стендов у входа и в центре получают те экспоненты, которые раньше подали заявку и/или заключили контракт с оргкомитетом, а также владельцы крупнейших стендов. Нередко предусматриваются доплаты за расположение стенда. Иногда практикуют и то, и другое. При выборе расположения стенда вам желательно выяснить, где находятся лидеры отрасли и основные конкуренты, учитывать эти факторы при организации работы стенда.Абсолютно верных рецептов по определению размера стенда не существует. У каждой выставки – свои ориентиры. Вы должны сами определиться на кого ориентироваться: на «элиту», на «средний класс» или на «экономический вариант».Следует помнить, что в расчетах, не редко, используется показатель выставочной площади на одного стендиста (как правило, не менее 5 кв.м). Должно быть достаточно места для размещения всех экспонатов, для работы персонала и встреч с посетителями. Во всяком случае, размеры вашего стенда не должны быть на порядок меньше, чем у основных конкурентов. Но все же, дело не в количестве выставочных метров, а в их качестве. Главное – умение оригинально оформить стенд, подобрать экспонаты, сделать экспозицию интересной и запоминающейся для посетителей. Кстати, нелишне уточнить у организаторов выставки – до какого срока можно скорректировать размер стенда.

Подготовка экспозиции

Прежде, чем приступить к планированию стенда, необходимо определиться с экспонатами. Для выбора экспонатов определите целевые группы посетителей – кто придет на выставку и что этим людям следует показать для достижения целей участия на выставке. Среди возможных категорий посетителей могут быть:

частные потребители;

корпоративные потребители продукции: технические специалисты и лица, принимающие решения;

дилеры и дистрибьюторы;

поставщики и подрядчики.

От того, к каким целевым группам обращена экспозиция на выставке, зависит не только выбор экспонатов, но и стиль организации стенда, методы работы с посетителями.

Выбирая экспонаты, следует руководствоваться следующими основными правилами:

как можно больше экспонатов должны быть действующими или показанными в действии;

экспонаты должны представлять все направления деятельности вашего предприятия, которые укладываются в тематику выставки, но «чужеродным» экспонатам не место на стенде.

После выбора экспонатов вам требуется разработать план стенда и определиться – как он будет монтироваться на выставке: воспользуетесь ли вы стандартным стендом или планируете установку собственного эксклюзивного стенда (стационарного или мобильного).

В случае со стандартным стендом, его план нужно заранее передать организаторам мероприятия. Это фактически заказ того, что вы хотели бы увидеть, привезя экспонаты в выставочный зал накануне выставки. При отсутствии такого плана, вы получите стандартный стенд, не учитывающий особенностей экспозиции.

Новые возможности вам откроют двухэтажные стенды, которые, конечно же, дороги, но позволяют увеличить эффективность использования выставочной площади. Благодаря своей значительной высоте, такие стенды становятся доминантой в пространстве выставочного зала. Любой стенд можно условно (достаточно крупный стенд - и не условно) разделить на три зоны: экспозиция, офис и служебная зона.

Экспозиция

Экспозиция должна занимать меньше половины общей площади стенда, чтобы оставить достаточное пространство для посетителей.

экспонаты должны быть видны основному потоку посетителей, их обзор не должен закрываться стендистами;

для новинки или особенно важного экспоната, в экспозиции следует выделить наиболее выгодное и хорошо просматриваемое место;

экспонат, который предположительно будет привлекать посетителей, должен располагаться так, чтобы группа гостей стенда, стоящих возле него, не мешала работе стендистов и движению потока посетителей;

надписи и плакаты должны располагаться рядом или над экспонатами и легко читаться;

чрезмерное обилие экспозиционного материала так же плохо, как и его недостаток – слишком много демонстрационных предметов, несущих в себе разные идеи, внесут сумятицу в умы посетителей;

освещение экспонатов на стенде лишним не бывает – яркий свет всегда привлекает к себе внимание. Но в этом деле важно не перестараться: в солнечную погоду световая реклама работать не будет.

Предусмотрите следующие элементы стенда:

поверхности для размещения крупных экспонатов: тумбы, столы, подиумы;

витрины и/или полки для мелких экспонатов;

места для раскладки рекламно-информационных материалов и для хранения их запасов;

розетки и подводки для подключения экспонатов. При этом помните, что удлинители и шланги под ногами не украсят стенд, но станут причиной раздражения посетителей;

места для работы стендистов, которые должны быть расположены так, чтобы посетители могли их сразу заметить и без труда подойти. На больших стендах, где посетителю легко растеряться, необходимы «стойки информации» с постоянно находящимися на них стендистами.

Офисная зона

Эта зона – место для переговоров. Не стоит делать ее большой, но в то же время, в ней должны свободно разместиться несколько человек. Предусмотрите необходимое количество столов и стульев. Лучше всего отгородить офисную зону от экспозиционной: переговоры – дело конфиденциальное и лучше не устраивать их у всех на виду. Если же такой возможности нет, то участники переговоров не должны заслонять экспонаты от основного потока посетителей.

Служебная зона

В этой, пусть небольшой, но отгороженной от посторонних взглядов зоне, стендисты могут поочередно отдохнуть и перекусить, что положительно скажется на их работоспособности. Здесь можно складировать запасные материалы, посуду и продукты, готовить кофе для участников переговоров, поставить вешалку для одежды.

Предусмотрите также складскую площадь для упаковки экспонатов. В противном случае, тару и упаковку придется вывозить, а затем снова ввозить.

Оформление стенда

Оформление выставочных стендов имеет важную роль в формировании имиджа фирм-экспонентов и торговых марок, поэтому не следует экономить на оформлении. Посетители выставки могут просто не заметить и пройти мимо стенда, который ничем не выделен.

При стандартной застройке стенда организаторы мероприятия берут на себя лишь размещение надписи на фризе. Остальное – дело фантазии и умения экспонента. При найме профессионального дизайнера, видимо, будет достигнут лучший результат. Но дизайнер должен получить от вас все установки, касающиеся целей выставки, формы и расположения стенда, особенностей экспонатов, единого стилевого оформления и др. Кстати, дизайн стенда и подготовку всех рекламных материалов лучше заказать в одном месте. В этом случае, можно будет все исполнить в едином стиле.

Для того чтобы сделать экспозицию яркой и запоминающейся, стоит заранее запастись оригинальными элементами: стеллажами, подставками, а возможно, и мобильным выставочным стендом. Все эти конструкции пригодятся вам еще на много раз на последующих выставках.

Но не следует забывать, что экспонент на выставке продает продукцию, а не стенд. Чем больше привлекателен стенд – тем лучше. Но стенд не должен отвлекать внимание посетителей от главных объектов - экспонатов. Именно на них должно концентрироваться внимание. Экспонаты, поданные в обрамлении удачно оформленного стенда и хорошо освещенные – только выиграют.

При оформлении стенда учитывайте, что большинство посетителей осматривают стенд как бы в три этапа:

с большого расстояния – из конца прохода, а значит требуются визуальные ориентиры, привлекающие внимание, прежде всего, над стендом;

со среднего расстояния, постепенно приближаясь; следовательно, нужно соответствующее оформление верха (фриза) стенда и его фасада (или же верха задней стенки, если фасад открыт);

с близкого расстояния – требуются оформительские элементы, привлекающие внимание и зовущие на стенд.

Рекламная тактика любого экспонента определяет последовательность воздействия внешнего облика его стенда на посетителя:

привлечь внимание;

вызвать интерес;

способствовать появлению желания за

Рекомендации специалиста по оформлению выставочного стенда.